Avantajele externalizarii serviciilor de arhivare si management al arhivelor:
•Eliminati riscul pierderii sau distrugerii documentelor fizice ale companiei
•Aveti o imagine completa a documentelor pe care organizatia dumneavoastra le produce
•Beneficiati de tripla securitate a documentelor – in cadrul arhivei fizice, a documentelor in format electronic si back-up in baza noastra de date.
•Reduceti riscurile legale si operationale prin integrarea informatiilor intr-un singur punct de coordonare
•Nu mai investiti dumneavoastra, direct, in know-how si tehnologie (coexistenta unei arhive fizice in paralel cu o infrastructura specifica arhivelor electronice necesita tehnologie de ultima ora, iar dezvoltarea unei infrastructuri specifice integrate intr-un punct unic de acces, de cele mai multe ori realizata cu integratori diferiti, este costisitoare)
•Documentele fizice arhivate sunt pregatite si apoi sunt digitizate (convertite in format electronic) doar acele documente cu care se lucreaza activ, in functie de cerintele specifice ale organizatiei dumneavoastra
•Respectarea stricta a ciclului de viata al documentelor, atat fizice, cat si electronice, si distrugerea acestora la expirarea termenelor de pastrare scade costurile de depozitare si de mentenanta
•Un centru de pastrare a documentelor, indiferent de suportul folosit, are rolul de a coordona proactiv arhivele companiei; utilizand serviciile centrului de arhivare, companiile isi asigura conformitea, continuitatea afacerii si reduc costurile totale generate de detinerea documentelor
•Simplificati accesul la documentele importante ale organizatiei prin integrarea cu sistemele de arhivare electronica
•Asigurati pentru documentele fizice cele mai bune conditii de securitate, umiditate si temperatura, monitorizate conform reglementarilor in vigoare
•Protejati arhiva de distrugeri provocate de incendii, cutremure, inundatii etc.
•Nu expuneti compania unor riscuri care decurg din nerespectarea legislatiei in vigoare (amenzi, penalitati, litigii)
Obtineti economii de costuri si nu numai:
•costurile de stocare pot fi reduse cu pana la 50%
•spatiul destinat birourilor poate fi folosit exclusiv in acest scop, nu pentru depozitare;
•economisiti bani de chirie si de intretinere a acestor spatii
•economisiti bani care ar fi necesari pentru dezvoltarea unei infrastructuri specifice managementului arhivelor fizice si electronice, mai ales in cazul companiilor mari
•intre 30% si 50% din inregistrarile vechi trebuie eliminate
•se diminueaza incarcarea angajatilor responsabili cu coordonarea arhivei
•sunt digitizate doar documentele intens utilizate, care atrag de obicei si cele mai mari costuri
•accesul la orice document digitizat, arhivat fizic sau stocat in data center este mult mai rapid
•se poate accesa mai usor un sistem integrat pentru managementul arhivelor fizice si electronice gestionat de un singur furnizor
